Deelnemers importeren

Het importeren van deelnemers gaat in twee stappen: 1) registraties toevoegen en 2) de registraties toewijzen. Het is alleen mogelijk om e-mailadressen en namen te importeren; het is dus niet mogelijk om overige persoonsgegevens zoals adres en geboortedatum te importeren. Zie Custom velden importeren om  waarden bij custom velden van bestaande registraties te importeren.

Stap 1: Registraties toevoegen

Zorg dat er niet-toegewezen registraties aanwezig zijn voor de te importeren deelnemers. Dit kan door via de back-end een bestelling toe te voegen met meerdere tickets, of door via het inschrijfformulier meerdere (groeps)tickets af te nemen.

Stap 2: Registraties toewijzen

Maak een spreadsheet die er als volgt uit ziet. In de eerste kolom plaats je de registratienummers die je kunt kunt vinden in de export van registraties. In de tweede kolom plaats je het e-mailadres, in de derde kolom de voornaam en in de vierde kolom de achternaam van de deelnemers. 

Let op: alle vier de kolommen zijn verplicht en het is alleen mogelijk om deelnemers te importeren bij registraties die nog niet aan iemand zijn toegewezen.

Sla het bestand op als CSV. Je bent nu klaar om het aan te bieden aan Atleta. Atleta analyseert het bestand nadat je het hebt geüpload op mogelijke problemen en toont hiervan een samenvatting. Als er geen problemen zijn gevonden kun je de import direct afronden. Als er wel problemen zijn gevonden heb je twee opties: 

1. Je kunt kunt de import alsnog uitvoeren, waarbij de ongeldige rijen worden overgeslagen, en alleen de rijen die wel geldig zijn, worden geïmporteerd.
2. Je corrigeert de ongeldige rijen in het bestand en uploadt het vervolgens opnieuw.

Als je de import afrondt, zal er automatisch een bevestigingsmail verzonden worden naar de geïmporteerde deelnemers.